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另一方面,如果在会议开始后,真的发生多人未能准时到场的情况,出席的领导难免会怀疑这些人迟到的原因到底是对方忘记了,还是会议主办部门的通知有误。最可怕的是在这种情况下领导大多只是心存不满而并不当面责问,因而你根本无法找到辩白的机会,如此岂不是很冤枉吗?假定你们事务部要主持召开一个由部分部室负责人参加的专业会,同时有集团领导出席讲话。一般来说,这类会议的组织工作比较简单,部门也不会投入更多的人来操办,通常只随便指定一个人操办一下就可以了。假定这个操办的任务就落在你的头上,那么你应该做哪些工作呢?对于办会人员来说,最令人头痛的大概就是开会时间到了而参会人员却不能到齐。打电话催人也就成了办会人员的重要任务,但电话催找的最大问题是你无法确定对方是将开会的事情忘记了,还是正在赶来的路上,或是临时有了什么特殊情况。如果催促的电话打得早了,被找的人可能正在路上,明明可以在开会前赶到的,如今被你电话一催就如同真的迟到一般,难免会令对方心生不满。如果真的等开会时间到了再打电话,则会直接影响到会议的正常召开,又会引起领导对你的不满。因此说,最好的办法还是如前面所说的,在会议开始前半小时到一小时的时候,对所有参会人员再提醒一遍。这种情况下,即使真有人未能按时到达会场,你也可以明确地告诉主持会议的领导对方很快能到,让主持人心中有数。某公司宣传干事小李爱好新闻写作,某日根据公司一次生产动员会的情况写了一篇新闻稿寄给当地的日报,由于稿子质量较高,也正符合当前的宣传重点,便在一个显著位置以较大版面刊登了出来。稿子见报后小李很得意,便找到宣传部长大张邀功请赏。没想到大张看后却暴跳如雷。原来,由于小李一时疏忽,在罗列会议出席人员名单时错将公司常务副总经理的名字列到另一位副总经理之后了。

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